FAQ

Share Control programvaror installeras som add-ins, enkelt uttryckt som en app, ovanpå ert Microsoft 365. Det innebär att Share Controls programvara strukturerar och förädlar funktionalitet som redan finns i Microsoft 365 på ett enkelt och lättillgängligt sätt men hanterar och lagrar inte själva datan. Allt ni arbetar med lagras på SharePoint, som är lagringsplatsen för Microsoft 365.

Era filer och data ligger i Microsoft 365:s molnlagring SharePoint. Microsoft 365 garanterar att ni äger och kontrollerar er data. Ni kan även ta med er all data om ni väljer att avsluta er Microsoft 365-tjänst. Eftersom Share Control är en så kallad add-ins till Microsoft 365 så hanterar Share Control inte era filer och data utan det sker helt och hållet av Microsoft 365 och SharePoint.

Jämfört med Excel så sköter Share Control IFRS 16 alla beräkningar och ni får ut rapporter som ni kan jämföra och lägga upp i de olika redovisningsperioderna. Alla beräkningar sköts med automatik vilket är en stor fördel. Ni kan känna er trygga med att siffrorna blir korrekta i Share Control.

Vi rekommenderar att ni börjar ladda upp de senaste dokumenten som relaterar till avstämningar, styrelsemöten, aktuella kontrakt, årsbudget osv. Det är viktigt att lägga tid på att tänka igenom hur ni vill strukturera bibliotek, mappstruktur och metadata innan ni börjar ladda upp dokument. När ni hittat den önskade strukturen är det lätt att därefter uppdatera informationen. Videon på denna produktsida beskriver stora delar av processen.

Ni ingår ett 12 månaders kontrakt med oss som betalas i förskott för antalet användare. Om antalet licenser ändras kommer priset att justeras till nästa betalning, var dock uppmärksam på att nya användare faktureras från den tidpunkt som avtalet ingåtts. Om ni önskar säga upp ert avtal måste detta göras senast 30 dagar innan abonnemangsperioden löper ut. Ni kan administrera ert eget abonnemang genom er portal på vår hemsida.

Vi rekommenderar att köpa egna licenser eftersom de flesta företag har revisor som arbetar på plats i perioder. Microsoft 365 är upplagt för att administrera licenser så man kan ha en eller flera licenser i reserv för sådana tillfällen. Delningsfunktionen kan användas för de som bara behöver kunna läsa dokumenten. Om man behöver kunna komma åt exempelvis revisorsystemet och andra ekonomiapplikationer så ska dessa också ha en licens i Microsoft 365 och Share Control.

Ja, alla funktioner som ni hittar i Word, Excel och Powerpoint för delning av dokument är tillgängliga. Mottagaren måste ha ett Microsoftkonto men behöver inte registreras som en användare av nätverket. Det är därför möjligt att dela enstaka dokument.

För att se versionsloggen på en egen fil klickar ni på de tre pilarna bakom filnamnet i tabellen. Här kan ni klicka på knappen för versionslogg.

Just nu har vi ingen standardiserad funktion för att radera en större mängd data. För närvarande får man gå in och radera per mapp.

Se användarhandboken. Där finns ett avsnitt om hur ni tar tillbaka dokument från papperskorgen. Kom ihåg att ni måste kryssa i både dokumentet och mappen det låg i för att få tillbaka det.

När ni ändrar i metadatan ändrar dessa alla standardinställningar som fanns sedan tidigare. Ändring av metadata bör inte göras utan att man noga tänkt igenom vilka eventuella konsekvenser det kan medföra. Generellt sett rekommenderar vi inte att ändra innehållet i metadatan efter att man börjat använda den. Att ändra texten utan att direkt ändra innehållet kan dock göras utan några oväntade konsekvenser.

Vår erfarenhet är att om det laddas upp många dokument i ett bibliotek kan det ha en viss negativ effekt på bibliotekets responstid. Det är en smaksak hur många bibliotek man önskar ha och om man önskar sortera med hjälp av filtret eller på biblioteket. Vid uppsättning går vi igenom hur ni kan göra detta på bästa sätt så att det passar för er organisation.