Utvalda funktioner

Flexibel struktur

Bibliotek, mappar och metadata skapas inom respektive område, avdelningar, ledning och styrelse enligt önskemål. Dessa kan enkelt anpassas till verksamheten och gör att ni snabbt kan börja använda er av Share Controls programvaror.

Det är enkelt att dela mappar och dokument med styrelsemedlemmar, revisorer och andra intressenter utanför organisationen.

Mappar som finns i Share Control kan enkelt kopieras, inklusive metadata, både med och utan filer. Det är praktiskt när man går från en period till en annan för den finansiella rapporteringen, vilket gör det enkelt att återanvända filer.

Metadata

Mapparna i Share Control är uppbyggda av förhandbestämda metadata som enkelt anpassas för den enskilda verksamheten. Metadata gör att det är enkelt att filtrera och sortera mapparna. Filtreringsfunktionen är motsvarande den som finns i Excel.

Vanlig metadata för alla redovisningsperioder inkluderar företag, period och år. Vidare är biblioteken utrustade med särskilda metadata beroende på område. Exempelvis har kontraktarkivet metadata för bland annat kontraktstyp, kontraktsperiod och regleringstid. Det är enkelt att upprätta nya bibliotek med hjälp av existerande metadata från andra bibliotek, men även att lägga till ny metadata.

Förbättrad intern kontroll

Avslutade mappar kan låsas för redigering. Exempelvis kan verksamheten lita på att den tidigare årsredovisning som finns i exempelvis Excel är densamma som godkändes och antogs av styrelsen.

Egna riktlinjer

Här kan ni lägga in era egna riktlinjer så att de enkelt finns tillgängliga för användarna. Exempelvis länkar till redovisningsmanual, personalhandbok eller ekonomihandbok.

Det är även möjligt att lägga in länkar till redovisningssystem, faktureringssystem eller uppslagsverk på de relevanta arbetsplatserna.

Teknik och gränssnitt

Share Control är en SharePointlösning med färdiga funktioner som levereras som en app. Appen används i webbläsaren på er dator, telefon eller läsplatta. Internet Explorer 9 eller nyare version, Edge, Chrome 30, Firefox 24, Safari 7 eller Opera 22 krävs för att använda Share Control.

Finanskalender

ShareControl ger dig en översikt över aktuella deadlines från skattemyndigheterna. Detta kan kombineras med verksamhetens egen finanskalender. Relevanta interna datum kan vara deadlines för månadsrapportering, tid för styrelsemöte, deadline för utskick av styrdokument och andra viktiga datum.

Tilldelning av uppgifter

De olika mapparna kan tilldelas uppgifter. Mapparna markeras då med uppgiftens statusläge.

Delning av dokument

Bibliotek och andra mappar kan delas med revisor, styrelsemedlemmar och andra utanför verksamhetens organisation. Dessa får då enbart läsåtkomst, men utan att det blir någon extra licenskostnad för verksamheten.

Revisorer kan få åtkomst till Share Control genom en egen portal där verksamheten kan placera sina bilagor.

Revisoruppslag

Att samla ihop, kategorisera och skicka dokumentation till revisorn tar av erfarenhet tid. Revisionsuppslaget gör det möjligt att dela dokument med företagets revisor genom att ge läsåtkomst till Share Control och genom att organisera dokumenten efter revisorns krav (en så kallad PBC-lista). De relevanta dokumenten indexeras med en PBC-referens (en stämpel/markering) och revisorn får tillgång till dessa genom en separat portal. Detta är en funktion som underlättar delningen av dokument och sparar er tid.